Description

DESCRIPTIF DE L'EMPLOI

- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de la communication interne et externe de la mairie
- Gestion de dossiers et secrétariat
- Gestion du planning d’occupation des salles des bâtiments communaux

MISSIONS / CONDITIONS D'EXERCICE

• Accueil physique et téléphonique du public
• Gestion des demandes de la population :
• Etablir les préinscriptions scolaires + prise de rendez-vous avec les directeurs d’école
• Recueil des demandes de menus travaux à destination du service technique et les transmettre à la Directrice Générale des Services.


• Mise en forme de tous types de courriers
• Réception, analyse et réorientation des courriers électroniques
• Prise de rendez-vous pour les élus ou la directrice générale des services
• Ouverture et enregistrement du courrier
• Gestion du recensement militaire (jeunes 16 ans)
• Réponses aux candidatures non retenues
• Suivi des dossiers environnement (chenilles processionnaires), en binôme avec un autre agent
• Préparation et suivi de la liste des participants au repas des anciens du CCAS / livraison des colis (si besoin)
• Gestion de l’affichage des arrêtés et autres documents réglementaires (salle d’attente, panneaux extérieurs…)
• Organisation des réceptions et animations / réunions sur le plan logistique (gestion du matériel nécessaire, commande auprès des fournisseurs…)
• Gestion du marché ambulant en binôme avec un autre agent (tenue des dossiers, courriers d’informations, clés…)
• Mise à jour de diverses bases de données
• Gestion des fournitures administratives
• Gestion des archives (réglementation, classement, élimination, reliure, ...)

• Interface élus / associations / agence de communication pour la publication du bulletin municipal
• Rédaction et/ou mise en forme des messages du panneau lumineux d’information
• Mise à jour du site internet
• Relations avec les associations (mise à jour de l’annuaire, mailing d’information)
• Réalisation et envoi d’invitations (Vœux du Maire, vœux au personnel, cérémonies protocolaires)
• Diffusion des articles du Dauphiné Libéré concernant la commune (revue de presse)

• Gestion du planning de location des salles des bâtiments communaux (associations et particuliers), des demandes de réservation du théâtre, du planning d’astreinte des élus pour les états des lieux
• Gestion des conventions d’utilisation des salles et proposition des évolutions nécessaires
• Gestion des conventions de prêt de matériel aux associations et particuliers
• Gestion des clés des bâtiments
• Établissement des autorisations de débit de boisson temporaire
• Gestion du courrier entrant/sortant

PROFILS RECHERCHÉS

Niveau de qualification requise : BAC à BAC+2

ACCUEIL
- Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication (messagerie, internet...)
- Savoir renseigner le public
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des différents actes et documents administratifs (sorties de territoire, CNI, passeports etc)

SECRÉTARIAT
- Savoir utiliser les outils informatiques (excel, word...)
- Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
- Connaître les normes de constitution des registres de délibérations et d’arrêtés

COMMUNICATION
- Savoir utiliser les outils informatiques nécessaires à la mise à jour du site internet et du panneau lumineux.
- Savoir repérer, recueillir et synthétiser des informations
- Savoir adapter les messages au support de communication
- Savoir proposer des sujets d’information
- Rechercher et proposer des illustrations
- Planifier, commander et contrôler l’impression des supports

GESTION DES SALLES
- Savoir gérer un planning et les conflits entre utilisateurs

SAVOIR ÊTRE :
- Qualités relationnelles et d’écoute
- Rigueur et organisation
- Discrétion et confidentialité
- Disponibilité
- Esprit d’initiative
- Polyvalence et adaptabilité
- Gestion du stress

• Société : COMMUNE DE LA MURETTE
• Nature du contrat :
  • CDD
• Durée du contrat : 6 mois
• Salaire : Grille indiciaires de la Fonction Publique
• Temps de travail :
  • Temps plein
• Lieu de poste : LA MURETTE - 38140
• Avantages :
  • Primes