Description des activités liées aux postes
Sous la responsabilité de la Directrice du service, vous assurerez les missions suivantes :
Administratif :
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Gérer les instances : conférence des maires et conférence communautaire de la collectivité. Une instance par mois, réalisation de l’ordre du jour, mise à disposition de documents, préparation logistique de la salle, participation à la séance en soirée et prise de notes en direct. Réalisation d’un compte rendu exhaustif dans le temps imparti.
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Participer au processus du Conseil communautaire : mise en page de documents, suivi de la signature des délibérations et envoi en préfecture (utilisation de logiciels métiers spécifiques), mise à disposition des documents sous divers supports. Réalisation du registre du conseil selon les normes archivistiques requises. Assurer le suivi de ces documents jusqu’à la reliure et le dépôt aux archives.
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Assurer la mise en place et le suivi des marchés publics du service (marché des fournitures administratives au sein de la collectivité notamment).
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Diverses missions de secrétariat nécessitant de la polyvalence (réalisation de bons de commande, de comptes rendus de réunions, mise en ligne de documents, etc).
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Assurer le remplacement de la personne en charge du tri du courrier (pendant ses congés, formations, arrêts ; remplacement du lundi au vendredi en matinée), tri du courrier en fonction des spécificités des plis et des demandes des services.
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Assurer le remplacement de l’agent en charge du conseil communautaire si besoin : présence en séance, réalisation du compte rendu...
Communication interne :
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Réaliser des actions de communication interne notamment pour l’accueil des nouveaux arrivants :
-mise à disposition de documents d’accueil (papier ou électronique) aux nouveaux arrivants dans le délai imparti. Suivi spécifique à réaliser.
-organisation des petits déjeuners d’accueil des nouveaux arrivants (calage du planning, mise à jour des supports en lien avec les intervenants, invitation des participants, suivi de fichiers, installation logistique de la salle, participation effective aux séances).
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Effectuer une veille active sur l’outil intranet à destination des agents de la collectivité : mise en ligne d’informations pour faire vivre l’outil, lien avec les référents pour la mise à jour des pages, soutien technique ; être force de proposition pour améliorer l’outil ; participer aux réunions du comité.
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Réaliser des documents de communication interne (créativité, esprit de synthèse)
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Participer activement aux temps forts de la communication interne (présence aux événements de la communication interne notamment)